接待礼仪

访问次数 : 发布时间 :2017-05-25

迎 送

    迎来送往是常见的社交礼节。在国际交往中,对外国来访的客人,通常均视其身份和访问性质,以及两国关系等因素,安排相应的迎送活动。
    各国对外国国家元首、政府首脑的正式访问,往往都举行隆重的迎送仪式(详见本章第十节)。对军方领导人的访问也举行一定的欢迎仪式,如安排检阅仪仗队等。对其他人员的访问,一般不举行欢迎仪式。然而,对应邀前来访问者,无论是官方人士、专业代表团或是民间团体、知名人士,在他们抵离时,均安排相应身份人员前往机场(车站、码头)迎送。对长期在本国工作的外国人士和外交使节、专家等,他们到离任时,各国有关方面亦安排相应人员迎送。

一、确定迎送规格

     对来宾的迎送规格各国做法不尽一致。确定迎送规格,主要依据来访者的身份和访问目的,适当考虑两国关系,同时要注意国际惯例,综合平衡。主要迎送人通常都要同来宾的身份相当,但由于各种原因(例如国家体制不同,当事人年高不便出面,临时身体不适或不在当地等等),不可能完全对等。遇此情况,可灵活变通,由职位相当的人士,或由副职出面。总之,主人身份总要与客人相差不大,同客人对口、对等为宜。当事人不能出面时,无论作何种处理,应从礼貌出发,向对方作出解释。其他迎送人员不宜过多。也有从发展两国关系或当前政治需要出发,破格接待,安排较大的迎送场面的。然而,为避免造成厚此薄彼的印象,非有特殊需要,一般都按常规办理。

二、掌握抵达和离开的时间

     必须准确掌握来宾乘坐的飞机(火车、船舶)抵离时间,及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化,应及时周知。由于天气变化等等意外原因,飞机、火车、船舶都可能不准时。一般大城市,机场离市区较远。因此,既要顺利地接送客人,又不过多耽误迎送人员的时间,就要准确掌握抵离时间。
    迎接人员应在飞机(火车、船舶)抵达之前到达机场(车站、码头)。送行则应在客人登机之前抵达(离去时如有欢送仪式,则应在仪式开始之前到达)。如客人乘坐班机离开,应通知其按航空公司规定时间抵达机场办理有关手续(身份高的客人,可由接待人员提前前往代办手续)。

三、献  花

     如安排献花,须用鲜花,并注意保持花束整洁、鲜艳,忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。有的国家习惯送花环,或者送一、二枝名贵的兰花、玫瑰花等。通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导人与客人握手之后,将花献上。有的国家由女主人向女宾献花。

四、介  绍

     客人与迎接人员见面时,互相介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾,可由礼宾交际工作人员或其他接待人员介绍,也可以由欢迎人员中身份最高者介绍。客人初到,一般较拘谨,主人宜主动与客人寒暄。

五、陪 车

     客人抵达后,从机场到住地,以及访问结束,由住地到机场,有的安排主人同乘车,也有不陪同乘车的。如果主人陪车,应请客人坐在主人的右侧。如是三排座的轿车,译员坐在主人前面的加座上;如是二排座,译员坐在司机旁边。上车时,最好客人从右侧门上车,主人从左侧门上车,避免从客人座前穿过。遇客人先上车,坐到了主人的位置上,则不必请客人挪动位置。

六、对一般客人的迎接

     迎接一般客人,无官方正式仪式,主要是做好各项安排。如果客人是熟人,则可不必介绍,仅向前握手,互致问候;如果客人是首次前来,又不认识,接待人员应主动打听,主动自我介绍;如果迎接大批客人,也可以事先准备特定的标志,如小旗或牌子等,让客人从远处就能看到,以便客人主动前来接洽。

七、迎送工作中的几项具体事务

     (一)迎送身份高的客人,事先在机场(车站、码头)安排贵宾休息室,准备饮料。
    (二)安排汽车,预定住房。如有条件,在客人到达之前将住房和乘车号码通知客人。如果做不到,可印好住房、乘车表,或打好卡片,在客人刚到达时,及时发到每个人手中,或通过对方的联络秘书转达。这即可避免混乱,又可以使客人心中有数,主动配合。
    (三)指派专人协助办理入出境手续及机票(车、船票)和行李提取或托运手续等事宜。重要代表团,人数众多,行李也多,应将主要客人的行李先取出(最好请对方派人配合),及时送往住地,以便更衣。
    (四)客人抵达住处后,一般不要马上安排活动,应稍作休息,起码给对方留下更衣时间。

会见、会谈

     会见,国际上一般称接见或拜会。凡身份高的人士会见身份低的,或是主人会见客人,这种会见,一般称为接见或召见。凡身份低的人士会见身份高的,或是客人会见主人,这种会见,一般称为拜见。拜见君主,又称谒见、觐见。我国内不作上述区分,一律统称会见。接见和拜会后的回访,称回拜。
    会见就其内容来说,有礼节性的、政治性的和事务性的,或兼而有之。礼节性的会见时间较短,话题较为广泛。政治性会见一般涉及双边关系、国际局势等重大问题。事务性会见则有一般外交交涉、业务商谈等等。
    会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题,以及其他共同关心的问题交换意见。会谈也可以是指洽谈公务,或就具体业务进行谈判。会谈,一般说来内容较为正式,政治性或专业性较强。
    东道国对来访者(包括外国常驻外交使节到任和离任),从礼节及两国关系上考虑,一般均根据对方身份及来访目的,安排相应领导人和部门负责人会见。来访者及外交使节,亦可根据国家关系和本人身份,以及业务性质,主动提出拜会东道国某些领导人和部门负责人。一般说来,礼节性拜会,身份低者往见身份高者,来访者往见东道主。如果正式访问或专业访问,则应考虑安排相应的会谈。外交使节到任后和离任前,还应对与本国有外交关系的国家驻当地使节作礼节性拜会。外交团间对同等级别者之间的到任礼节性拜会,按惯例均应回拜,身份高者对身份低者可以回拜,也可以不回拜。

一、会见座位的安排

     会见通常安排在会客室或办公室。有时宾主各坐一边,有的穿插坐在一起。某些国家元首会见还有其独特礼仪程序,如双方简短致辞、赠礼、合影等。我国习惯在会客室会见,客人坐在主人的右边,译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他客人按顺序在主宾一侧就座,主方陪见人在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。

二、会谈座位的安排

     双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子,宾主相对而坐,以正门为准,主人占背门一侧,客人面向正门。主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈人右侧,但有的国家亦让译员坐在后面,一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左右排列。记录员可安排在后面,如参加会谈人数少,也可安排在会谈桌就座。
    如会谈长桌一端向正门,则以入门的方向为准,右为客方,左为主方。
    多边会谈,座位可摆成圆形、方形等,
    小范围的会谈,也有不用长桌,只设沙发,双方座位按会见座位安排。

三、会见和会谈中的几项具体工作

      (一)提出会见要求,应将要求会见人的姓名、职务以及会见什么人、会见的目的告知对方。接见一方应尽早给予回复,约妥时间。如因故不能接见,应婉言解释。
    (二)作为接见一方的安排者,应主动将会见(会谈)时间、地点,主方出席人,具体安排及有关注意事项通知对方。作为前往会见一方的安排者,则应主动向对方了解上述情况,并通知有关的出席人员。
    (三)准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员的名单,及早通知有关人员和有关单位作好必要安排。主人应提前到达。
    (四)会见、会谈场所应安排足够的座位。如双方人数较多,厅室面积大,主谈人说话声音低,宜安装扩音器。会谈如用长桌,事先排好座位图,现场放置中外文座位卡,卡片上的字体应工整清晰。
    (五)如有合影,事先排好合影图,人数众多应准备架子。合影图一般由主人居中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。第一排人员即要考虑人员身份,也要考虑场地大小,即能否都摄入镜头。一般来说,两端均由主方人员把边。
                                 第三排
                                 第二排
           9    7   5   3    1主人 2    4    6    8   10


                               摄影师位置

     (六)客人到达时,主人在门口迎候。可以在大楼正门迎候,也可以在会客厅门口。如果主人不到大楼门口迎候,则应由工作人员在大楼门口迎候,引入会客厅。如有合影,宜安排在宾主握手之后,合影后再入座。会见结束时,主人应送至车前或门口握别,目送客人离去再退回室内。
    (七)领导人之间的会见,或是会谈,除陪见人和必要的译员、记录员外,其他工作人员安排就绪后均应退出。如允许记者采访,也只是在正式谈话开始前采访几分钟,然后统统离开。谈话过程中,旁人不要随意进出。
    (八)会见时招待用的饮料,各国不一。我国内一般只备茶水。夏天加冷饮。会谈如时间过长,可适当上咖啡或红茶。
    一般官员,民间人士会见,安排大体与上相同,也要事先申明来意,约妥时间、地点,通知来人身份和人数,准时赴约。礼节性的会见,一般不要逗留过久,半小时左右即可告辞,除非主人特意挽留。日常交往,客人来访,相隔一段时间后,应予回访。如果客人为祝贺节日、生日等喜庆日来访,则可不必回访,而在对方节日、生日时前往拜望,表示祝贺。

宴请

    宴请是国际交往中最常见的交际活动形式之一。各国宴请都有自己国家或民族的特点习惯。国际上通用的宴请形式有宴会、招待会、茶会、工作进餐等。举办宴请活动采用何种形式,通常根据活动目的,邀请对象以及经费开支等各种因素而定。

一、常见的几种宴请形式

     (一)宴会(英文称Banquet或Dinner)
    宴会为正餐,坐下进食,由招待员顺次上菜。宴会有国宴、正式宴会、便宴之分。按举行的时间,又有早宴(早餐)、午宴、晚宴之分。其隆重程度,出席规格以及菜肴的品种与质量等均有区别。一般来说,晚上举行的宴会较之白天举行的更为隆重。
    国宴(State  Banquet)  是国家元首或政府首脑为国家的庆典,或为外国元首、政府首脑来访而举行的正式宴会,因而规格最高。宴会厅内悬挂国旗,安排乐队演奏国歌及席间乐。席间致辞或祝酒。
    正式宴会(Banquet, Dinner)  除不挂国旗、不奏国歌以及出席规格不同外,其余安排大体与国宴相同。有时亦安排乐队奏席间乐。宾主均按身份排位就座。许多国家正式宴会十分讲究排场,在请柬上注明对客人服饰的要求。外国人对宴会服饰比较讲究,往往从服饰规定体现宴会的隆重程度。对餐具、酒水、菜肴道数、陈设、以及服务员的装束、仪态都要求很严格。通常菜肴包括汤和几道热菜(中餐一般用四道,西餐用二、三道),另有冷盘、甜食、水果。外国宴会餐前上开胃酒。常用的开胃酒有:雪梨酒、白葡萄酒,马丁尼酒、金酒加汽水(冰块),苏格兰威士忌加冰水(苏打水),另上啤酒、水果汁、番茄汁、矿泉水等。席间佐餐用酒,一般多用红、白葡萄酒,很少用烈性酒,尤其是白酒。餐后在休息室上一小杯烈性酒,通常为白兰地。我国在这方面做法较简单,餐前如有条件,在休息室稍事叙谈,通常上茶和汽水、啤酒等饮料。如无休息室也可直接入席。席间一般用两种酒,一种甜酒,一种烈性酒。餐后不再回休息室座谈,亦不再上饭后酒。
    便宴   即非正式宴会,常见的有午宴(Luncheon)、晚宴(Supper),有时亦有早上举行的早餐(Breakfast)。这类宴会形式简便,可以不排席位,不作正式讲话,菜肴道数亦可酌减。西方人的午宴有时不上汤,不上烈性酒。便宴较随便 、亲切,宜用于日常友好交往。
    家宴   即在家中设便宴招待客人。西方人喜欢采用这种形式,以示亲切友好。家宴往往由主妇亲自下厨烹调,家人共同招待。

(二)招待会(Reception)

     招待会是指各种不备正餐较为灵活的宴请形式,备有食品、酒水饮料,通常都不排席位,可以自由活动。常见的有:
    冷餐会(自助餐)(Buffet, Buffet-dinner) 这种宴请形式的特点,是不排席位,菜肴以冷食为主,也可用热菜,连同餐具陈设在菜桌上,供客人自取。客人可自由活动,可以多次取食。酒水可陈放在桌上,也可由招待员端送。冷餐会在室内或在院子里、花园里举行,可设小桌、椅子,自由入座,也可 不设座椅,站立进餐。根据主、客双方身份,招待会规格隆重程度可高可低,举办时间一般在中午十二时至下午二时、下午五时至七时左右。这种形式常用于官方正式活动,以宴请人数众多的宾客。
    我国内举行的大型冷餐招待会,往往用大圆桌,设座椅,主宾席排座位,其余各席不固定座位,食品与饮料均事先放置桌上,招待会开始后,自动进餐。
    酒会  又称鸡尾酒会(Cocktail)。这种招待会形式较活泼,便于广泛接触交谈。招待品以酒水为主,略备小吃。不设座椅,仅置小桌(或茶几),以便客人随意走动。酒会举行的时间亦较灵活,中午、下午、晚上均可,请柬上往往注明整个活动延续的时间,客人可在其间任何时候到达和退席,来去自由,不受约束。
    鸡尾酒是用多种酒配成的混合饮料。酒会上不一定都用鸡尾酒。但通常用的酒类品种较多,并配以各种果汁,不用或少用烈性酒。食品多为三明治、面包托、小香肠、炸春卷等各种小吃,以牙签取食。饮料和食品由招待员用托盘端送,或部分放置小桌上。
    近年国际上举办大型活动采用酒会形式渐趋普遍。庆祝各种节日、欢迎代表团访问,以及各种开幕、闭幕典礼,文艺、体育招待演出前后往往举行酒会。自1980年起我国国庆招待会也改用酒会形式。

(三)茶会(Tea Party)

     茶会是一种简便的招待形式。举行的时间一般在下午四时左右(亦有上午十时举行)。茶会通常设在客厅,不用餐厅。厅内设茶几、座椅。不排席位,但如是为某贵宾举行的活动,入座时,有意识地将主宾同主人安排到一起,其他人随意就座。茶会顾名思义是请客人品茶。因此,对茶叶、茶具的选择要有所讲究,或具有地方特色。一般用陶瓷器皿,不用玻璃环,也不用热水瓶代替茶壶。外国人一般用红茶,略备点心和地方风味小吃。亦有不用茶而用咖啡者,其组织安排与茶会相同。

(四)工 作 进 餐

     按用餐时间分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐(Working Breakfast, Working Lunch, Working Dinner)。是现代国际交往中经常采用的一种非正式宴请形式(有的时候由参加者自付费),利用进餐时间,边吃边谈问题。在代表团访问中,往往因日程安排不开而采用这种形式。此类活动一般只请与工作有关的人员,不请配偶。双边工作进餐往往排席位,尤以用长桌更便于谈话。如用长桌,其座位排法与会谈桌席位安排相仿。

二、有关宴请活动的几项组织工作

(一)确定宴请目的、名义、对象、范围与形式
   
     宴请的目的是多种多样的,可以是为某一个人,也可以为某一事件。例如:为代表团来访(作为驻外机构,可以为本国代表团前来访问,也可以为驻在国的代表团前往自己的国家访问),为庆祝某一节日、纪念日,为外交使节或外交官员的到离任,为展览会的开幕、闭幕,某项工程动工、竣工等等。在国际交往中,还根据需要举办一些日常的宴请活动。
    确定邀请名义和对象的主要依据是主、客双方的身份,也就是说主客身份应该对等。例如,作为东道 国宴请来访的外国代表团,出面主人的职务和专业一般同代表团长对口、对等,身份低使人感到冷淡,规格过高亦无必要。又如外国使馆宴请驻在国部长级以上官员,一般由大使(临时代办)出面邀请,低级官员请对方高级人士,就不礼貌。通常如请主宾携夫人出席,主人若已婚,一般以夫妇名义发出邀请。我国大型正式活动以一人名义发出邀请。日常交往小型宴请则根据具体情况以个人名义或以夫妇名义出面邀请。
    邀请范围是指请哪些方面人士,请到哪一级别,请多少人,主人一方请什么人出来作陪。这都要考虑多方因素,如宴请的性质、主宾的身份、国际惯例、对方对我的做法,以至当前政治气候等等。各方面都要想到,不能只顾一面。
    邀请范围与规模确定之后,即可草拟具体邀请名单。被邀请人的姓名、职务、称呼、以至对方是否有配偶都要准确。多边活动尤其要考虑政治关系,对政治上相互对立的国家要否邀请其人员出席同一活动,要慎重考虑。
    宴请采取何种形式,在很大程度上取决于当地的习惯做法。一般来说,正式、规格高、人数少的以宴会为宜,人数多则以冷餐或酒会更为合适,妇女界活动多用茶会。
    目前各国礼宾工作都在简化,宴请范围趋向缩小,形式也更为简便。酒会、冷餐会被广泛采用,而且中午举行的酒会往往不请配偶。不少国家招待国宾宴会只请身份较高的陪同人员,不请随行人员。我国也在进行改革,提倡多举办冷餐会和酒会以代替宴会。

(二)确定宴请时间、地点

     宴请的时间应对主、宾双方都合适。驻外机构举行较大规模的活动,应与驻在国主管部门商定时间。注意不要选择对方的重大节假日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。例如,对信奉基督教的人士不要选十三号,更不要选十三号星期五。伊斯兰教在斋月内白天禁食,宴请宜在日落后举行。小型宴请应首先征询主宾意见,最好相机口头当面约请,也可用电话联系。主宾同意后,时间即被认为最后确定,可以按此约请其他宾客。
    宴请地点的选择。官方正式隆重的活动,一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行,其余则按活动性质、规模大小 、形式、主人意愿及实际可能而定。选定的场所要能容纳全体人员。举行小型正式宴会,在可能条件下,宴会厅外另设休息厅(又称等候厅),供宴会前简短交谈用,待主宾到达后一起进宴会厅入席。

(三)发出邀请和请柬格式

     各种宴请活动,一般均发请柬,这既是礼貌,亦对客人起提醒、备忘之用。便宴经约妥后,可发亦可不发请柬。工作进餐一般不发请柬。有些国家,邀请最高领导人作为主宾参加活动,需单独发邀请信,其他宾客发请柬。
    请柬一般提前一周至二周发出(有的地方须提前一个月),以便被邀请人及早安排。已经口头约妥的活动,仍应补送请柬,在请柬右上方或下方注上“To remind”(备忘)字样。需安排座位的宴请活动,为确切掌握出席情况,往往要求被邀者答复能否出席。遇此,请柬上一般用法文缩写注上R.S.V. P.(请答复)字样,如只需不出席者答复,则可注上Regrets only (因故不能出席请答复)。并注明电话号码。也可以在请柬发出后,用电话询问能否出席。
    请柬内容包括活动形式、举行的时间及地点、主人的姓名(如以单位名义邀请,则用单位名称)。请柬行文不用标点符号,所提到的人名、单位名、节日名称都应用全称。中文请柬行文中不提被邀请人姓名(其姓名写在请柬信封上),主人姓名放在落款处。请柬格式与行文中外文本,差异较大,注意不能生硬照译。请柬可以印刷也可以手写,但手写字迹要美观、清晰。
    下面介绍几种请柬格式:
    1、注明宴请事由的请柬

 
     为庆祝中华人民共和国成立××周年谨订于一九八×年×月×日(星期×)下午×时在××××举行招待会
    敬请
光临
                                    ×××
                                      (主人姓名)
            (请进×门)

   
  
  
      注:这类请柬为两面折叠,下面印有国徽。

     2、专为某人举行的宴会请柬

  
 
     谨订于一九八×年×月×日(星期×)×午×时在××××为××××阁下举行宴会
    敬请

光临
                                ×××
                                   (主人姓名)
  
 


 
    
     为××××阁下谨订于一九八×年×月×日(星期×)×午×时在×××××举行宴会

     敬请

光临
                                ×××
                                (主人姓名) 
                                                                                                                                        
 
 
 
     注:如为国宾举行宴会,请柬印有国徽。

 
     3、普通请柬

 
 
     谨订于一九八×年×月×(星 期 ×)×年×时在××××举行宴会
    敬请
光临
    请答复                                          × × ×(主人姓名)
    电话×××
                                                             
 
   
                                                                                                                                         
 
   
     为庆祝××谨订于一九八×年×月×日(星期××午×时 在××举行酒会
   
     敬请

光临
                            ×××
                            (主人姓名) 
 
     请柬信封上被邀请人的姓名、职务书写要准确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬,我国内遇需凭请柬入场的场合每人一张。正式宴会,最好能在发请柬之前排好席次,并在信封下角注上席次号(Table No)。请柬发出后,应及时落实出席情况,准确记载,以安排并调整席位。即使是不安排席位的活动,也应对出席率有所估计。

(四)订  菜

     宴请的酒菜根据活动形式和规格,在规定的预算标准以内安排。选菜不以主人的爱好为准,主要考虑主宾的喜好与禁忌,例如,伊斯兰教徒用清真席,不用酒,甚至不用任何带酒精的饮料;印度教徒不能用牛肉;佛教僧侣和一些教徒吃素;也有因身体原因不能吃某种食品的。如果宴会上有个别有特殊需要,也可以单独为其上菜。大型宴请,则应照顾到各个方面。菜肴道数和份量都要适宜,不要简单地认为海味是名贵菜而泛用,其实不少外国人并不喜欢,特别是海参。在地方上,宜用有地方特色的食品招待,用本地产的名酒,不宜到处都用茅台。无论哪一种宴请,事先均应开列菜单,并征求主管负责人的同意。获准后,如是宴会,即可印制菜单,菜单一桌两、三份,至少一份,讲究的也可每人一份。

(五)席 位 安 排

     正式宴会一般均排席位,也可只排部分客人的席位,其他人只排桌次或自由入座。无论采用哪种做法,都要在入席前通知到每一个出席者,使大家心中有数,现场还要有人引导。大型的宴会,最好是排席位,以免混乱。
    国际上的习惯,桌次高低以离主桌位置远近而定,右高左低。桌数较多时,要摆桌次牌。同一桌上,席位高低以离主人的座位远近而定。外国习惯,男女掺插安排,以女主人为准,主宾在女主人右上方,主宾夫人在男主人右上方。我国习惯按各人本身职务排列以便于谈话,如夫人出席,通常把女方排在一起,即主宾坐男人右上方,其夫人坐女主人右上方。两桌以上的宴会,其他各桌第一主人的位置可以与主桌主人位置同向,也可以以面对主桌的位置为主位。
    礼宾次序是排席位的主要依据。在排席位之前,要把经落实出席的主、客双方出席名单分别按礼宾次序开列出来。除了礼宾顺序之外,在具体安排席位时,还需要考虑其他一些因素。多边的活动需要注意客人之间的政治关系,政见分歧大,两国关系紧张者,尽量避免排到一起。此外,适当照顾各种实际情况。例如,身份大体相同,使用同一语言者,或属同一专业者,可以排在一起。译员一般安排在主宾的右侧。在以长桌作主宾席时,译员也可以考虑安排在对面,便于交谈。但一些国家忌讳以背向人,译员的座位则不能作此安排。在他们那里用长桌作主宾席时,主宾席背向群众的一边和下面第一排桌子背向主宾席的座位均不安排坐人。在许多国家,译员不上席,为便于交谈,译员坐在主人和主宾背后。
    以上是国际上安排席位的一些常规。遇特殊情况,可灵活处理。如遇主宾身份高于主人,为表示对他的尊重,可以把主宾摆在主人的位置上,而主人则坐在主宾位置上,第二主人坐在主宾的左侧。但也可按常规排。如果本国出席人员中身份高于主人者,譬如部长请客,总理或副总理出席,可以由身份高者坐主位,主人坐身份高者左侧,但少数国家亦有将身份高者安排到其他席位上。主宾有夫人,而主人的夫人又不能出席,通常可以请其他身份相当的妇女作第二主人。如无适当身份的出席,也可以把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。
    席位排妥后手写座位卡。我方举行的宴会,中文写在上面,外文写在下面。卡片用钢笔或毛笔书写,字应尽量写得大些以便于辨认。便宴、家宴可以不放座位卡,但主人对客人的座位也要有大致安排。

(六)现 场 布 置

     宴会厅和休息厅的布置取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置应该严肃、庄重、大方。不要用红绿灯、霓虹灯装饰,可以少量点缀鲜花、刻花等。
    宴会可以用圆桌也可以用长桌或方桌。一桌以上的宴会,桌子之间的距离要适当,各个座位之间也要距离相等。如安排有乐队演奏席间乐,不要离得太近,乐声宜轻。宴会休息厅通常放小茶几或小圆桌,与酒会布置类同,如人数少,也可按客厅布置。
    冷餐会的菜台用长方桌,通常靠四周陈设,也可根据宴会厅情况,摆在房间的中间。如坐下用餐,可摆四、五个人一桌的方桌或圆桌。座位要略多于全体宾客人数,以便客人自由就座。
    酒会一般摆小圆桌或茶几,以便放花瓶、烟缸、干果、小吃等。也可在四周放些椅子,供妇女和年老体弱者就坐。

(七)餐具的准备

     根据宴请人数和酒、菜的道数准备足够的餐具。餐桌上的一切用品都要十分清洁卫生。桌布、餐巾都应浆洗洁白熨平。玻璃杯、酒杯、筷子、刀叉、碗碟,在宴会之前都应洗净擦亮。如果是宴会,应该准备每道菜撤换用的菜盘。
    中餐用筷子、盘、碗、匙、小碟、酱油碟等。水杯放在菜盘上方,右上方放酒杯,酒杯数目和种类应与所上酒的品种相同。餐巾叠成花插在水杯中,或平放在菜盘上。我宴请外国宾客,除筷子外,还摆上刀叉。酱油、醋、辣油等佐料,通常一桌数份。公筷、公勺应备有筷、勺座。其中一套摆在主人面前。餐桌上应备有烟灰缸、牙签。
    西餐具的摆设与中餐不同。西餐具有刀、叉、匙、盘、杯等。刀分食用刀、鱼刀、肉刀(刀口有锯齿,用以切牛排、猪排)、奶油刀、水果刀;叉分食用叉、鱼叉、龙虾叉;匙有汤匙、茶匙等;杯的种类更多,茶杯、咖啡杯均为瓷器,并配小碟,水杯、酒杯多为玻璃制品,不同的酒使用的酒杯规格不相同。宴会上几道酒,就配有几种酒杯。公用刀叉规格一般大于食用刀叉。西餐具的摆法是:正面放食盘(汤盘),左手放叉右手放刀。食盘上方放匙(汤匙及甜食匙);再上方放酒杯,右起烈性酒杯或开胃酒杯、葡萄酒杯、香槟酒杯、啤酒杯(水杯)。餐巾插在水杯内或摆在食盘上。面包奶油盘在左上方。吃正餐,刀叉数目应与菜的道数相等,按上菜顺序由外至里排列,刀口向内。用餐时应按此顺序取用。撤盘时,一并撤去使用过的刀叉。

(八)宴请程序及现场工作

     1、主人一般在门口迎接客人。官方活动,除男女主人外,还有少数其他主要官员陪同主人排列成行迎宾,通常称为迎宾线。其位置宜在客人进门存衣以后进入休息厅之前。客人握手后,由工作人员引进休息厅。如无休息厅则直接进入宴会厅,但不入座。
    有些国家官方隆重场合,客人(包括本国客人)到达时,有专责人员唱名。
    休息厅内有相应身份的人员照料客人。由招待员送饮料。
    主宾到达后,由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。如其他客人尚未到齐,由迎宾线上其他官员代表主人在门口迎接。
    主人陪同主宾进入宴会厅,全体客人就座,宴会即开始。如休息厅较小,或宴会规模大,也可以请主桌以外的客人先人座,贵宾席最后入座。
    如有正式讲话,各国安排讲话的时间不尽一致。一般正式宴会会可在热菜之后甜食之前由主人讲话,接着由客人讲。也有一入席双方即讲话的。冷餐会和酒会讲话时间则更灵活。
    吃完水果、主人与主宾起立,宴会即告结束。
    外国人的日常宴请在女主人为第一主人时,往往以她的行动为准。入席时女主人先坐下,并由女主人招呼客人开始就餐。餐毕,女主人起立,邀请全体女宾与之共同退出宴会厅,然后男宾起立,尾随进入休息厅或留下抽烟(吃饭过程中一般是不能抽烟的)。男女宾客在休息厅会齐,即上茶(咖啡)。
    主宾告辞,主人送至门口,主宾离去后,原迎宾人员顺序排列,与其他客人握别。
    家庭便宴则较随便,没有迎宾线。客人到达,主人主动趋前握手。如主人正与其他客人周旋,未发觉客人到来,则客人应前去握手问好。饭后如无余兴,即可陆续告辞。通常男宾先与男主人告别,女宾与女主人告别,然后交叉,再与家庭其他成员握别。
    2、工作人员应提前到现场检查准备工作。如是宴会,事先将座位卡及菜单摆上。座位卡置于酒杯前或平摆于餐具上方,勿置于餐盘内。菜单一般放在餐具右侧。
    席位的通知,除请柬上注明外,现场还可:(1)在宴会厅前陈列宴会简图,图上注明每人的位置;(2)用卡片写上出席者姓名和席次,发给本人;(3)印出全场席位示意图,标出出席者位置,发予本人;(4)印出全场席位图,包括全体出席者位置,每人发给一张。这些做法各有特点,人多的宴会宜采用后者,便于通知。各种通知卡片,可利用客人在休息厅时分发。有的国 家是在客人从衣帽间出来时,由服务员用托盘将其卡片递上。如果是口头通知,则由交际工作人员在休息厅通知每位客人。
    如有讲话,要落实讲稿。通常双方事先交换讲稿,举办宴会的一方先提供。代表团访问,欢迎宴会东道国先提供;答谢宴会则由代表团先提供。双方讲稿由何人翻译,一般事先谈妥。

三、服务员的工作

     服务员的工作直接关系到宴请活动的顺利进行。因此,国际上对服务人员的礼节、服务水平,以至服饰要求都很高,隆重的官方活动,要求尤为严格。服务人员都受过正规训练。
    宴请中,服务员的工作大体应注意以下几个方面:
    服饰整洁、熨平,头发梳理平整、指甲修剪清洁。
    讲礼貌,待人和气谦逊,面带笑容。说话声音要轻,语言亲切,用词得当,多带“请”、“您”、“谢谢”、“对不起”、“请原谅”等语言。熟悉宴请礼节。客人入座,协助挪动椅子。熟悉菜单,掌握上菜速度。正餐上菜,先客人,后主人,先女宾,后男宾,先主要客人,后其他客人。如一人上菜,也可以从主人右侧的客人开始,按顺序上菜。隆重的宴会,也有要求严格按礼宾顺序上菜的。上菜时,左手托盘,右手夹菜,从客人左边上。倒酒水则应右手持瓶,从客人右侧倒。每道菜上完一轮后,待一些客人吃完,再上第二轮,先问问客人:“是否给您添一点?”不要勉强。如不上第二轮,可将余下的菜稍作整理放置桌上,供客人自取,待上下道 菜后再撤下,往桌中上菜与撤盘,宜选在两位主方陪客之间进行,并先打招呼,以免不慎碰洒菜汁。
    客人吃完,应从右侧撤换餐具。但撤前一定要注意客人是否已吃完(西餐可看刀叉是否已合拢并列,如八字或交叉摆平,则表示尚未吃完,不能撤)。如无把握,可轻声询问。切忌当客人正吃时撤换,这是很不礼貌的。撤换餐具,动作要轻,还需用的餐具如正好放在盘上,可轻轻拿开,再把盘子取走。
    工作时不吃东西,不抽烟,不饮酒,工作前不吃葱蒜。在一旁侍立时,姿势要端正,不要歪身倚在墙上或服务台上,更不要互相聊天、谈笑。多人侍立,应排列成行。正式宴请,主人或客人发表讲话,应立即肃静、停止上菜、斟酒,在附近备餐间亦应安静,不要发出声音。演奏国歌时应肃立,停止走动。
    宴会厅内走动,脚步要轻快,动作要敏捷,轻拿轻放。
    遇招待人员或客人不慎打翻酒水,应马上处理,撤去杯子,用干净餐巾临时垫上。如溅在客人身上,要协助递送毛巾或餐巾,帮助擦干(如对方是妇女,男招待员不要动手帮助擦),表示歉意。

参 观 游 览

一、安排参观、游览应注意的几项工作

     外国客人到一个国家,无论是访问或旅游都会要求参观游览一些项目。长期在一个国家居留和工作的外国人,要了解这个国家的某些情况,也要求经常组织一些参观游览。安排参观游览要注意如下几项工作:
    项目的选定   参观游览项目的选择,主要考虑几个因素:1.访问目的、性质,以使参观项目的安排有一定的针对性。2.客人的意愿与兴趣,以及特点。例如,一般政府官员愿意看同本国生产发展有关的设施,业务人员愿意看与本身专业对口的项目,妇女愿看妇、幼、社会福利设施;年老体弱者不宜安排长时间步行的项目,心脏病患者不宜登高,等等。一般来说,对身份高的代表团,事前可通过双方的外交代表机关了解其要求。对一般代表团,可在其到达后,提出方案,共同商定。3.结合当地实际可能,选定某些参观的项目。但我国很多地区尚无接待外宾条件,因此,即使项目合适也需要了解当地能否接待。事前还要了解需否办理旅行证等手续。如选择一些有季节性的项目,还要考虑时令是否合适。此外,还要考虑参观时间的长短,路途的远近等。除专业考察,一般不要安排在路上花费几个小时,而参观只需几十分钟的项目,即使内容丰富,也无必要。为一起客人安排几个项目,还要考虑内容不同,搭配得当。对方提出的要求,在可能情况下尽量予以满足,如果确有困难,不能安排,可如实告知,并作适当解释。
    安排布置   项目确定之后,应作出详细计划,包括先看什么,后看什么,中间是否休息,参观前有无介绍,参观前后是否座谈,各参观点之间距离远近,徒步前往还是乘车前去,等等。这些细节和某些具体要求一旦定下来以后,应向接待单位交待清楚,并周知全体接待人员。这样便于大家主动做工作,参观过程中发现问题,亦易于处理。
    陪同   按国际交往礼节,外宾前往参观时,一般都有身份相应的人员陪同。如有身份高的主人陪同,宜提前通知对方。接待单位亦有一定人员出面,并根据情况安排解说员。游览则安排导游人员。为了保证参观现场有良好的秩序,陪同、导游人员不可太多,更不要层层加码。参观生产建设单位,在场的生产人员,如需表示欢迎,在欢迎后应回到生产岗位,切勿围观。遇客人问话,可有礼貌地回答。
介绍情况  参观工农业项目,一般是边看边介绍。介绍情况要实事求是。数字、材料要确切。但如有需要保密的内容则不要介绍。参观项目的基本概况可能时事先发给书面材料。这既能节约参观介绍时间,让客人多实地观看,又可以让客人事前对项目有所了解,看起来印象更深,效果更好。陪同人员要了解外宾对参观的要求。参观单位负责人、解说员和导游人员还应该对各种不同的外宾可能提出的问题有所准备,不致一问三不知。确实不了解,或者说不明白的,可以表示自己不清楚。如参观人多,宜分组介绍,或用扩音设备,使前后人员都能听到。
摄影  通常可以参观的地方,都允许摄影。遇到不让摄影的项目,应事先向来宾说明,现场宜竖外文的说明标志。
用餐安排   参观地点遥远,或是外出游览,要考虑用餐时间和地点。如果郊游,则应准备食品、饮料、餐具等等。有的地方还要预订休息室。
    其他   如果乘车去远处参观,要及时检查车辆,加足汽油。人多时宜带备用车。参观游览的出发时间、集合地点,应周知全体有关人员。

二、在国外参观游览

     出访代表团要求参观可向接待单位提出。常驻机构,则按驻在国有关规定,按系统提出。如接受国无规定,一般可直接与有关单位联系,或直接购票前往。提出参观项目,要符合访问目的,但也要注意客随主便,不要强人所难。与对方商谈参观事宜时,可以提具体项目,如无特定项目,也可提出笼统愿望。提出的方式,可以是书面的,也可以电话联系,或者面谈,在商妥之后,要确凿核对时间、地点。如参观地点较远,还应问清路线。
    无论是东道国主动安排的项目,抑或是自己主动提出的项目,在参观过程中,都应专心听取介绍。参观完毕,向主人表示感谢。如果主人在门口送行,上车之后,应挥手致意。
    参观过程是,可以广泛接触、交谈,以增进了解,加强友谊。同时,注意尊重对方的风俗和宗教习俗。如有的地方,参观历史纪念馆,为保护建筑物,要穿鞋套。一些国家进佛教、伊斯兰教寺院,要光脚等等
    如要拍照,事先向接待人员了解有无禁止摄影的规定。参观游览,虽对服装要求不严格,不必穿礼服,穿西装可以不打领带,但仍应注意清洁整齐,仪容亦宜修整。
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